보고 잘하는 방법 알아보기

결과부터 말하자면 보고 스피치를 잘하는 방법은 ‘상사가 알고 싶은 내용을 정확하게 알려주는 것’이라고 할 수 있습니다. 우선 상사가 원하는 정보를 정확히 알려주어야 합니다. 결국, 보고는 정보와 의견을 전달하는 과정입니다.

1. 정확히 파악해 사실을 근거로 보고

상사가 보고를 받고 싶다는 것은 결국 그에 따른 정보와 보고자의 생각을 알고 싶다는 것입니다. 즉, 이에 따라 정확히 파악해 보고하는 것이 당연한 순서입니다. 보고의 내용에 ‘정확한 사실’과 ‘보고자의 의견’을 포함하는 것입니다. 허구나 예측이 아닌 사실 그대로 정보를 알고 싶은 것이죠. 또한, 여기에 프로젝트가 진행 중이라면 어떤 과정에서 얼마나 진행되고 있는지를 알고 싶은 것이죠.

특히 이 과정에서 꼭 담아야 할 정보가 있습니다. 프로젝트 마감일과 현재에 문제가 있다면 문제점을 보고해야 하고, 어느 정도 현재 진행 중인지 등 핵심적인 내용을 꼭 포함해야 하며, 여기에 객관적 ‘수치’도 함께 보고하는 것이 좋습니다. ‘의견’도 보고의 중요한 일부인 만큼, 최대한 주관적인 감정은 배제한 채 명확한 사실에 따른 자신의 의견을 보고하는 것이 좋습니다. 예를 들어, “지금까지 진행률은 80% 정도 완료가 되었는데, 나머지 20%를 하기 위해선 인력충원이 필요해 보인다.”라는 식으로 업무 목표 달성을 위한 자신의 의견을 언급하는 것이 좋습니다.

2. 보고 받는 자의 성향 파악

다음으로 ‘상사의 성향에 맞는’ 보고를 해야 합니다 보고를 받는 상사의 취향도 중요합니다. 예를 들어, 보고를 직접 구두로 하는 것을 좋아하는 경우도 있고, 반면 중요한 내용이 아니면 ‘이메일’을 통해 보고하기를 원하는 상사가 있을 수도 있습니다. 혹은 보고의 내용에 ‘숫자’를 꼭 기재해 객관적 수치를 파악하는 보고 형식을 좋아할 수도 있죠. 이렇게 상사의 취향에 따라 보고 방식도 각기 달라야 합니다.

만약 상사가 새로 와서 보고 취향을 확인해야 하는 과정이라면, 이전에 상사와 같이 일한 직원을 찾아가 어떤 성향을 좋아하는지 넌지시 물어보거나 칭찬받은 보고서를 미리 확인하는 것도 좋습니다. 보고도 결국 ‘커뮤니케이션’의 일환인 만큼 정보를 알고자 하는 사람의 취향에 맞게 보고를 한다면, 그 보고를 싫어하는 상사는 없을 것입니다.