올바른 보고 브리핑 방법

올바른 보고 브리핑 방벙에 대해서 알아보겠습니다.

1. 지시한 사람이 원하는 바를 말해줄 것

구두 보고의 핵심은 지시한 사람이 무엇을 원하는지 알고 이를 정확히 말해주는 것입니다. 그래서 적절한 타이밍에 리더가 알고 싶어 하는 내용을 ‘결론’부터 말하는 것이 좋습니다. 즉, 두괄식으로 브리핑(Briefing, 요점을 간추린 간단한 보고나 설명)을 진행하는 것이죠.

그런데 여기서 주의해야 할 점이 있습니다. 객관적 사실과 보고자의 주관을 확실히 구분해서 말해야 합니다. 상사는 보고를 잘하는 부하 직원을 신뢰하기도 하지만, 객관적인 사실을 정확하게 보고하고 이에 따른 해결 방안을 명쾌하게 보고하는 직원을 더 좋아합니다.

그래서 설사 보고의 내용이 자신의 실수라 할지라도 망설임 없이 정확히 객관적 사실을 보고하는 것이 좋고, 이를 대비하기 위해 어떻게 해야 할지 상사의 입장에서 고민한 후에 보고하는 과정이 필요합니다. 사실 ‘보고’의 목적이 무엇인지 명확히 알고 싶다면, 한 차원 더 깊게 들어가면 됩니다.

즉, ‘기업’의 존재 목적을 확인하는 것이죠. 기업을 정의하면 비즈니스 과정을 통해 ‘이윤’을 창출하는 공동체라고 할 수 있습니다. 이렇게 구성된 기업 공동체에서 보고는 공동체의 성장, 유지 또는 실패를 결정하는 데 중요한 역할을 하는 것이죠.

기업이라는 조직은 수많은 사람의 협업을 통해 운영됩니다. 그래서 기업 내부뿐만 아니라 외부에서도 수많은 문제가 발생하는 것이죠. 그런데 이런 문제에 주의를 기울이지 않고 정보를 얻는 데 오래 걸린다면, 그 기업은 도태될 수밖에 없습니다.

외부의 흐름을 일선 직원들이 감지하고, 이를 조직에 ‘보고’함으로써 기업은 문제가 발생하기 전에 선제적으로 대응할 수 있는 것입니다. 보고는 이런 측면에서 리더의 의사 결정과 전략 수립에 매우 핵심적인 역할을 하는 것입니다.

또한, 기업 내부 문제를 해결하는데도 ‘보고’만큼 중요한 역할을 하는 요소는 없습니다. 직원 관리 문제나, 재무 문제, 내부 프로젝트 성패 등 다양한 문제들이 내부적으로 발생하게 됩니다. 이 외에도 기업 생존에 영향을 주는 문제들이 끊임없이 발생하게 되는데 이런 문제가 발생하는 상황에서 ‘보고’를 통해 현황과 문제점을 정확히 파악하고 취해야 할 행동을 결정하게 함으로써 더 큰 문제로 확대되는 것을 방지할 수 있습니다.

물론 보고라는 과정이 수평적으로 이루어지는 의사소통이 아니라 ‘아래에서 위로’ 커뮤니케이션이 진행되기 때문에 그 과정에서 어려움이 있을 수 있고 오해도 발생할 수 있습니다. 그러나 이윤을 창출해야 하는 ‘회사’와 ‘리더’의 측면에서 보면 비즈니스 상황을 정확히 파악할 방법이 바로 ‘보고’인 것이죠. 리더는 한정된 시간으로 인해 회사 내부 사정을 다 알 수 없는 만큼, 실무자들의 하부의 ‘보고’에 의존해 의사 결정을 할 수밖에 없습니다.

이런 점에서 조직의 규모가 크고, 진행하는 업무의 크기가 클수록 리더의 의사 결정을 올바르게 내리게 하기 위해서는 ‘보고’가 매우 중요합니다. 이런 면에서 볼 때 어떤 비즈니스를 한다고 하더라도 보고는 중요할 수밖에 없으며 비록 가장 낮은 하위직급에 있다고 하더라도 보고는 매우 중요한 업무라 할 수 있습니다.

아울러 보고를 하는 것도 중요하지만, 보고를 ‘어떻게 하느냐?’ 방법론적인 측면도 매우 중요하게 생각해야 합니다. 보고는 시의적절한 타이밍에, 적합한 대상에게, 정확한 내용을 가지고 전달해야 합니다. 만약 이 세 요소 중 하나라도 간과된다면, 결국 기업에 큰 문제로 이어질 수 있습니다. 특히 앞서 언급했듯이 ‘보고’는 책임 소재를 분명하게 가리기 위해서도 필요한 만큼 고의적으로 보고를 지연하거나 누락시킬 경우 책임져야 하는 범위도 넓고, 그 위험성 역시 높아질 수 있습니다.