회의록 의미와 작성 방법

회의록 의미와 작성 방법에 대한 내용입니다.

1. 회의록 의미

회의록이란 회의 시작부터 종료할 때까지 전 과정 등을 빠짐없이 사실대로 기록한 자료를 말합니다. 회의록은 작성자의 주관대로 작성하는 것이 아니라 회의 내용을 빠짐없이 사실대로 기록해 참석자의 확인까지 얻은 후 보관해야 합니다. 후에 문제가 생겨 회의 내용에 대해 논쟁이 일어났을 때 그 증거로 제시할 수 있는 문서이죠. 따라서 회의록은 회의 참석자 전원의 공식적인 승인을 얻어야 하며, 이를 기록하는 전문 서기가 있어야 합니다.

2. 회의록 작성 방법

우리가 뉴스를 통해 국회 상임위원회 회의에서 의원들 중간에 앉아 타자를 치고 있는 속기사를 본 적이 있을 것입니다. 이들은 속기로 발언 내용을 전부 그대로 기록하지만, 일반적인 회사에서는 ‘약식’으로 회의록을 작성합니다. 우선 회의록은 회의가 이루어지는 장소에서 나오는 핵심 안건, 결론, 행동사항, 발언, 참석자, 책임자 정보, 결론 등 모든 내용을 작성합니다. 앞서 언급한 대로 회의록은 회의에서 결정된 사항을 증명하고 기록할 수 있기 때문에 중요 회의 때는 회의록 작성이 필수적입니다. 이런 점에서 회의록을 작성하는 서기는 전반적인 내용의 흐름을 신속하게 이해할 수 있는 사람으로 지명하는 것이 좋습니다. 중구난방 식으로 회의가 진행되더라도 그 속에서 맥을 짚어내고 핵심적인 회의 내용을 잘 분석하고 내용을 기재할 수 있는 사람이 적합한 것이죠. 그뿐만 아니라 회의록에는 핵심적으로 회의에 목적에 맞는 회의록이 나와야 합니다. 회의 참가자들이 말하고자 하는 바가 무엇인지, 그날의 핵심 안건에서 주요 논지가 무엇이었는지, 이 모든 과정이 회의록에 빠짐없이 담겨 있어야 합니다. 그리고 최종적으로 회의 참석자들이 어떤 역할을 하기로 했는지, 결정된 사항이 후에 어떤 과정을 통해 이루어지는지 등이 빠짐없이 담겨 있어야 하죠.