대표이사가 증빙 없이 가져간 가지급금 처리 방법

대표이사가 증빙 없이 가져간 가지급금 처리 방법에 대한 내용입니다. 가지급금 상태가 장기간 지속될 경우 회계담당자는 회사와 대표이사 사이에 대여금액, 대여이자율, 상환기간이 포함된 금전소비대차약정서를 작성해 놓아야 합니다.

대표이사가 회사 자금을 가지고 간 뒤에 영수증을 가지고 오지 않으면 대표이사 가지급금으로 처리합니다. 이러한 가지급금은 대표이사가 언젠가는 채워 놓아야 합니다. 그렇지 않을 경우에는 세무상 불이익을 받게 됩니다. 더 나아가서는 형법상 횡령으로 처벌받을 수도 있습니다. 회계담당자의 리스크 관리 중 가장 중요한 것 중 하나임을 명심하고 항상 주의해야 합니다. 또한 경영자에게는 가지급금규모를 항상 보고하는 습관을 길러야 합니다. 왜냐하면 중소기업 경영자의 경우, 가지급금에 대한 위험성을 모르는 경우가 너무 많기 때문입니다.

실무에서는 재무상태표상 현금잔액을 수천만 원에서 수억 원까지 표시되는 경우가 있습니다. 이것은 잘못된 것으로 절대 이렇게 처리해서는 안 되며, 반드시 그 원인을 찾아 정리해야 합니다. 이러한 현금잔액이 발생하는 것은 대표이사가 증빙 없이 가져간 자금 중 정리를 못한 것도 있지만, 직원들이 정리하지 못한 가불금과 회계처리오류가 뒤섞여 있는 경우가 대부분입니다. 그렇지만 사후에 국세청 등 관계기관에서 문제가 될 때는 모두 대표이사 가지급으로 결론짓고 세금을 부과하거나 처벌하기 때문에, 대표이사 입장에서는 억울할 따름입니다.

가지급금 상태가 장기간 지속될 경우 회계담당자는 회사와 대표이사 사이에 대여금액, 대여이자율, 상환기간이 포함된 금전소비대차약정서를 작성해 놓아야 합니다. 회계담당자가 가지급금을 정리하기 위해서 챙겨야 할 증빙은 앞에서 설명했지만 반복해서 예를 들면 다음과 같습니다.

판매와 일반관리비의 경우 접대비는 건당 1만 원을 초과하면 정규증빙을, 여비교통비의 경우 역시 정규증빙이나 여비교통비규정에 따라 항공편은 탑승권 및 결재증빙, 해외 현지호텔 숙박비 및 음식비는 현지 영수증이나 여비교통비규정에 따라 처리하면 됩니다. 또 국가에 내는 세금은 세금영수증, 전기요금은 전기요금청구서, 수도요금은 지방자치단체가 발행한 영수증, 도시가스와 LPG가스는 세금계산서가 필요합니다. 광고비는 정규증빙, 동창회보는 영수증, 차량유지비는 정규증빙, 운반비는 정규증빙이나 송금명세서(간이과세자), 소모품비와 도서인쇄비, 수선비는 정규증빙, 보험료는 보험료납입영수증, 외주가공비는 정규증빙 또는 신용카드매출전표(간이과세자인 경우)가 필요합니다.

영업외비용으로 은행 등 금융기관 이자는 영수증이나 대출통장사본, 사채이자의 경우 원천징수영수증(또는 지급조서), 기부금은 기부금영수증, 위약금·해약금·손해배상금(잡손실)을 회사에 지급하는 경우 영수증이나 입금표, 개인에게 지급하는 경우 기타소득 원천징수영수증을 구비해야 합니다. 증빙으로 가지급금 잔액이 정리가 안 되면 대표이사가 보유한 특허권을 회사에 매각하고, 가지급금을 정리할 수 있습니다.

즉 특허권양수를 통해 대표이사 가지급금을 정리하는 것입니다. 다른 방법으로는 대표이사가 보유한 회사주식을 회사에 매각하는 것을 고려해볼 수 있습니다. 이 경우 회사가 취득한 주식을 자기주식이라 합니다. 검토할 점은 상법상 주주들이 자기가 가진 주식에 비례해 매각하는 것이 아닌, 특별한 경우에 특정주주 주식만 회사가 취득하는 것이 가능한지 검토가 선행되어야 합니다.

이러한 상법검토는 법률전문가의 도움을 받아야 합니다. 또 검토할 점은 주주와 회사는 세법상 특수관계인으로, 사전에 세법에 따른 주식평가가격을 중심으로 매매가격을 정해야 세금문제가 발생하지 않는다는 점입니다. 주식평가는 세무전문가에게 의뢰해 평가를 받아야 합니다.

추가로 자기주식을 당장 소각할 목적이라면 주식을 양도한 주주는 배당소득으로 신고해야 합니다. 만일 조속한 시일 내에 제3자에게 되팔 목적이라면 주식을 양도한 주주는 양도소득으로 신고해야 합니다. 이 또한 세무전문가의 도움을 받아야 합니다. 가지급금이 있는 대표이사가 퇴사할 경우에는 반드시 퇴사 전에 가지급금을 갚아야 하지만, 원금 및 해당 이자에 대한 법인세와 소득세를 이중으로 무는 불이익을 당하지 않습니다.